- Para que serve essa funcionalidade
- O ciclo de vida de uma tarefa
- Cenários Relevantes
- Analisando um indicador de tarefas
- Cálculo da Meta em um indicador de tarefas de Progresso
- Cálculo do Real em um indicador de tarefas de Progresso
Para que serve essa funcionalidade
O indicador de tarefas auxilia em situações em que se deseja avaliar a quantidade e progresso das tarefas designadas no sistema.
O indicador de tarefas possui uma forma de visualização diferente da aba de Tarefas no Resumo do Meu Painel, aprenda a analisá-los:
O ciclo de vida de uma tarefa
Antes de aprender a ler um indicador de tarefas, é preciso entender uma coisa: Toda tarefa possui um ciclo de vida e ele determina em quais meses uma tarefa estará presente na análise do indicador.
Esse ciclo começa na menor data entre o início previsto e o início realizado para a sua tarefa e termina no fim realizado ou quando ela é desativada.
Exemplo de início do ciclo: Caso uma tarefa tenha seu início previsto no dia 5 de julho e seu início realizado no dia 6 de agosto, o início do ciclo será na menor data, no caso, o início previsto.
Caso seu início realizado seja no dia 5 de julho e o previsto no dia 6 de agosto, ou seja, a tarefa foi adiantada, o início do ciclo será na menor data, no caso, o início realizado.
Exemplo de fim do ciclo: Caso eu tenha uma tarefa com o fim previsto no dia 5 de julho e o fim realizado no dia 6 de agosto. O fim do ciclo será contabilizado na data de fim realizado, no caso, 6 de agosto.
Caso eu tenha uma tarefa com o fim realizado no dia 5 de julho e o fim previsto no dia 6 de agosto. O fim do ciclo, ainda assim, será contabilizado na data de fim realizado, no caso, 5 de julho.
Em Resumo: A não ser que a tarefa seja adiantada, ela passará a contar como uma tarefa no indicador em seu início previsto, deixando de ser contada após sua conclusão ou desativação.
Outro fato importante é que, levando em consideração o ciclo de vida de uma tarefa, a partir do momento em que uma tarefa é criada, mesmo que não iniciada ou não executada, ela só para de ser contabilizada no indicador depois de sua conclusão ou desativação.
Por exemplo: Foi criado um indicador de tarefas e existe uma tarefa que tenha seu início previsto em Junho, mas essa tarefa não é executada. A partir de Junho, essa tarefa irá prejudicar o desempenho do seu indicador, mês a mês, até que ela seja concluída ou desativada.
Os dados de uma tarefa não concluída ou não desativada não são acumulados em um mês não iniciado. Ou seja, se você desativar ou concluir a tarefa em julho, esse dado não irá afetar agosto.
Uma tarefa concluída em uma data já passada deixa de ser contabilizada a partir do mês de conclusão.
Cenários Relevantes
Com o ciclo de vida de uma tarefa explicado, é possível observar os possíveis cenários relevantes:
Obs: Existem vários cenários possíveis. Aqui estão os mais importantes de ressaltar:
- Tarefa com Ciclo de vida completo: É quando a tarefa tem seu início no início previsto e seu final no fim realizado ou desativação.
- Tarefa com o ciclo de vida aberto: Essa é a tarefa que teve seu início previsto e realizado e, por algum motivo, não teve seu fim realizado ou não foi desativada.
Essa tarefa passa a ser contada no indicador até sua conclusão ou desativação.
- Tarefa adiantada: Tarefa que teve seu início realizado antes do início previsto. Nesse caso, o começo do seu ciclo de vida passa a ser o Início Realizado.
Analisando um indicador de tarefas
Um indicador de tarefas, diferente do Resumo, registra todo um histórico do Progresso ou Quantidade de suas tarefas.
Isso quer dizer que, caso em um determinado mês minhas tarefas tenham certas características e em outro mês características diferentes, os dados históricos serão mantidos de forma que as mudanças no tempo possam ser verificadas durante a análise dos indicadores.
Por exemplo: Eu crio um indicador de tarefas de Progresso, com o filtro de responsável para o meu usuário e com o status Em Andamento.
No mês de Julho, esse indicador me mostra que meu progresso no Real foi de 60% e a Meta é de 75%. No mês de Agosto, o progresso no Real foi de 80% e a meta foi mantida.
Os dados marcados em Julho ficarão registrados e não serão alterados, sendo possível ver a evolução do desempenho.
Essa função só registra o histórico a partir de Junho de 2019, quando a funcionalidade foi lançada. Não é possível registrar o histórico anterior no indicador.
Cálculo da Meta em um indicador de tarefas de Progresso
7O cálculo de um indicador de tarefas de progresso é feito através de uma média ponderada para os casos do Real e da Meta.
Para o cálculo da Meta, é feita uma média entre a somatória da duração prevista de todas as tarefas dividida pela somatória da duração total.
Por exemplo: É criado um indicador de tarefas para o meu usuário, na minha UG e no status em andamento. Nesses filtros, o número total é de 2 tarefas.
A primeira tarefa tem o início previsto no dia 1º de janeiro e a segunda no dia 16 de janeiro. Ambas têm seu fim previsto para o dia 2 de março. Ou seja, a primeira irá durar 60 dias e a segunda 45.
No mês de janeiro, para encontrar a Meta, o sistema irá fazer o seguinte cálculo: A soma da duração prevista das duas tarefas naquele mês dividida pela soma da duração total das duas tarefas. Ou seja: 30+15/60+45.
Essa conta daria o resultado de 43%.
Cálculo do Real em um indicador de tarefas de progresso
Para o cálculo do Real, é feita uma média entre a somatória da duração realizada de todas as tarefas daquele indicador dividida pela somatória da duração total.
Nesse caso, a duração da tarefa é informada ao sistema em porcentagem. Essa porcentagem é transformada em dias para a realização do cálculo.
Por exemplo: Eu tenho os mesmos 2 indicadores do exemplo acima, com duração em janeiro da tarefa 1 de 60 dias e da tarefa 2 de 45. A porcentagem realizada da tarefa 1 é de 50% e da tarefa 2 de 20%.
Primeiro, as porcentagens irão se transformar em dias. No caso da tarefa 1, é calculado 50% de 60 dias, que são os dias totais da tarefa, resultando 30 dias. No caso da tarefa 2, o resultado seria 9 dias.
Depois de transformar em dias, é feita a conta da somatória dos dias realizados dividida pela somatória do total de dias, Ou seja: 30+9/60+45. O resultado seria de 37%.
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