Aprendendo a usar o Cronograma de Projetos

• Para que serve essa funcionalidade
• Acessando o Cronograma de Projetos
• Aprendendo a usar o Cronograma de Projetos
• Lendo a tabela do cronograma
• Exportando um Cronograma de Projetos

Para que serve essa funcionalidade

O Cronograma de projetos, do módulo Portfólio de Projetos, funciona como uma agenda de tarefas. Sendo possível criá-las e acompanhar o andamento delas. Ele fica disponível a partir da fase de planejamento do projeto. 

Depois que o projeto é aprovado e vai para a fase de execução, só é permitido alterar o cronograma fazendo uma requisição de mudança (o requerimento precisa ser aprovado para que a mudança seja feita no cronograma).

Acessando o Cronograma de Projetos

Vá no módulo Portfólio de Projetos e clique em Projetos. Após isso, acesse o projeto que deseja. Depois, basta clicar no ícone , no canto esquerdo da tela do projeto. 

Aprendendo a usar o Cronograma de Projetos

O painel do cronograma de Projetos lista as tarefas previstas durante a duração do seu projeto. Nele, é possível visualizar quanto foi feito da tarefa, a duração e o início e fim previstos para ela. 

Para adicionar tarefas, digite o nome da tarefa no campo Descrição da tarefa e os outros campos irão se preencher automaticamente. 

O cálculo da sua tarefa será feito com base no projeto. Ou seja, a duração, início previsto e fim previsto serão calculados com base nas datas do projeto principal. 

Caso altere alguma tarefa, as datas do projeto principal serão recalculadas. Isso também ocorre para o processo inverso. 

Caso a data de início previsto ou fim previsto sejam alteradas, será colocado nelas uma restrição. Essa restrição faz com que você possa alterar os outros campos, como a duração, sem que o campo que possui restrição seja alterado. A data que possui restrição terá o ícone  .

A restrição só pode ser feita no início ou fim previsto, nunca os dois ao mesmo tempo. 

Caso queira retirar a restrição, basta clicar no ícone e selecionar a opção "Remover restrição".

Para adicionar uma sub-tarefa, preencha ela normalmente. Após isso, clique no nome da tarefa que deseja adicionar como sub-tarefa e clique no ícone (descer um nível) para colocar essa tarefa como subordinada a tarefa de cima. 

Caso queira desfazer essa ação, basta clicar no ícone (subir um nível) e a sua sub-tarefa irá passar a se tornar uma tarefa.

Ainda no menu superior direito, temos as opções Expandir e Retrair, que auxilia em situações em que se tem muitas tarefas com sub-tarefas inseridas. Para realizar isso, é preciso clicar nos ícones    e . 

Ainda temos as opções Importar, caso queira importar algum arquivo para o seu cronograma e Gerar Linha de Base. 

Para clicar nessa opção, tenha todo o cronograma definido. Ela serve como uma definição de como os projetos devem ocorrer, levando em conta as durações das tarefas.

Ainda existe a opção Excluir Selecionadas, caso queira excluir um montante de tarefas de uma vez. 

Ao clicar no número da coluna # do seu cronograma, algumas opções aparecem. Você pode Inserir abaixo, caso queira adicionar uma tarefa abaixo de outra específica.

Na opção de Definir como marco, você marca aquela tarefa como o fim de um ciclo. Ao definir uma tarefa como marco, o sistema considera que ela não tem uma duração, apenas que o dia da tarefa é um dia importante.

Já na opção Definir como entrega, a tarefa definida também é considerada um marco, ou seja, o dia da entrega é importante. Porém, nesse caso, o sistema considera que existem entregas para esse dia. Para definir uma tarefa como entrega, é preciso ter as entregas cadastradas na aba Entregas do projeto. 

Ao clicar no ícone , é possível organizar suas tarefas de acordo com sua vontade.

Caso queira, também é possível excluir a tarefa selecionada.

Lendo a tabela do cronograma

Depois que as tarefas foram configuradas, você deve gerar uma linha base para fixar esses valores como referência. Para isso, clique no ícone Gerar Linha de Base. A linha de base funciona como uma definição de como as atividades do projeto deve ocorrer.

A coluna # mostra a organização das tarefas de acordo com as prioridades escolhidas para aquele cronograma. 

As colunas L.B., Real e Prev. indicam a porcentagem em relação a cada etapa da tarefa. O quadrado desses campos são coloridos de acordo com o andamento: vermelho quando está atrasado e verde quando está dentro do previsto.

A L. B. representa a porcentagem da tarefa que foi realizada dentro da linha base.

O Real mostra a porcentagem que já foi realizada, independente do período.

O Prev. é ajustado de acordo com o período Previsto, que vai se ajustando de acordo com o decorrer da execução do projeto. Ou seja, o previsto inicia igual a linha base, mas vai se alterando de acordo com o andamento do projeto, podendo ser adiantado caso as tarefas sejam finalizadas antes da linha base ou atrasado caso as tarefas sejam finalizadas após a linha base. 

No campo Pred. (predecessão), você indica a relação de tempo em que uma tarefa será executada em relação a outra. As relações são: 

• ti (término-início): nessa opção, você inicia essa tarefa, quando terminar a outra;
• it (início-término): nessa opção, você termina essa tarefa e a outra inicia;
• ii (início-início): nessa opção, as duas tarefas iniciam juntas;
• tt (término-término): nessa opção, as duas tarefas terminam juntas.

As predecessões são úteis para aquelas tarefas que dependem de outras. Ao atrasar ou adiantar tarefas com predecessões, as datas de todas as tarefas relacionadas acompanham a mudança. 

No campo recursos, defina quem ficará responsável pela tarefa. Este é o único lugar que é possível colocar mais de uma pessoa como responsável pela tarefa.

A carga horária de trabalho (Trab.) é calculada com relação ao número de recursos, os dias da duração do projeto (Dur.) e a hora de trabalho, que é sempre 8 horas.

Em fórmula, fica: Trab= Recursos (número de participantes) x Dur. x 8.

Para adicionar um usuário, basta digitar o nome no campo e clicar no nome que deseja. 

Com a linha de base gerada é possível acompanhar se as tarefas estão sendo executadas de acordo com o previsto. Essas datas são preenchidas na coluna Linha de Base. No decorrer em que as tarefas vão sendo executadas, a data que ela é finalizada é preenchida na coluna Real.

Na opção de ter mais de um recurso designado para a mesma tarefa, ela conta a proporção do realizado por todos os recursos. Ou seja, se um recurso fizer 100% da tarefa e outro apenas 50%, o sistema calculará que foi realizado 75% da tarefa, pois ele faz a proporção de cada recurso em relação ao total.

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