Criando um Projeto

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• Funções de um Projeto

Para que serve essa funcionalidade

Um projeto é criado para funções que devem ser executadas em um período pré-determinado, para um resultado específico.

Isso é o que difere um projeto de um processo, por exemplo, pois o processo é algo que tem uma repetição, já o projeto busca um resultado específico.

Criando um projeto

Vá no módulo Portfólio de Projetos e clique na opção Projetos. Após isso, clique no ícone   para adicionar um novo projeto.

Na aba que abrir, coloque um nome para o seu projeto na opção Descrição. Selecione a Unidade Gerencial e a Origem do projeto.

As outras opções de preenchimento são: A classificação do projeto, o método usado, o código para interface e o encerramento previsto.

Funções de um projeto

Depois de adicionado o projeto, na aba Participantes, é possível adicionar os integrantes do projeto e suas respectivas funções.

Para isso, passe o mouse por cima da aba e clique em adicionar, no canto superior direito. Na guia que abrir, procure o usuário e coloque a função que ele irá desempenhar no projeto. Após isso, clique em salvar.

As funções do projeto são definidas nas configurações, ao criar o método.

Na aba Entregas é possível adicionar tarefas que devem ser realizadas para a conclusão do projeto.

Para isso, clique em Adicionar. Na guia que abrir, digite o Nome da tarefa, os detalhes, critérios de aceitação e responsável pelo aceite.

Na aba Áreas Envolvidas é possível adicionar quais áreas o projeto afeta tanto Diretamente, quanto Indiretamente.

Para isso, basta ir nas abas e clicar na área que desejar.

A aba Requisições de Mudança auxilia quando, em alguma fase, se deseja que seja alterado algo durante o projeto. Serve também para caso queira alterar algum prazo.

Para isso, basta clicar em adicionar, colocar uma descrição da requisição e tipo de mudança que está requerendo. Depois disso, clique em Salvar.

As Requisições de Mudança possuem três tipos: Escopo, Prazo e Custo.

O Escopo é uma análise do projeto. É onde contem suas características, objetivos e análises.

Ao requisitar uma mudança no escopo do projeto, após adicionar a descrição, uma tela irá abrir e, caso queira, você pode descrever: O tipo de mudança solicitada, Motivo, Impacto nos riscos dos projetos, Prós e Contras.

É possível, também, anexar um documento junto a requisição.

O Prazo é calculado de acordo com as tarefas cadastradas no projeto. A partir disso, é definida a duração de um projeto. Portanto, não é possível fazer uma requisição de mudança no prazo caso não possuam tarefas cadastradas.

O Custo é o cálculo dos gastos que serão feitos para a realização do projeto.

Ao requisitar uma mudança no custo do projeto, após adicionar a descrição, uma tela irá abrir e, caso queira, você pode descrever: O tipo de mudança solicitada, Motivo, Impacto nos riscos dos projetos, Prós e Contras.

É possível, também, anexar um documento junto a requisição.

Na aba Benefícios, você pode adicionar os benefícios que seu projeto causará em determinadas áreas de resultado da sua empresa.

Para isso, basta clicar em adicionar e, na guia que abrir, definir a Área de Resultado que esse projeto afetará, os detalhes dessa área e uma descrição dos benefícios.

Marque se esse é o benefício principal ou não e clique em salvar. É possível adicionar quantos benefícios quiser.

Na aba Objetivos Estratégicos, é possível vincular o seu projeto a um objetivo do seu Scorecard, caso eles tenham alguma relação ou o projeto afete o objetivo de alguma forma.

Para isso, clique em adicionar e preencha as informações: Plano de gestão do objetivo, UG, Scorecard, qual Objetivo Estratégico é, se é o objetivo Principal ou não. Você pode adicionar quantos quiser.

Caso tenha algum projeto relacionado com o criado, basta ir na aba Projetos vinculados e clicar em vincular.

Uma guia de filtro irá abrir. Nela, você irá preencher a descrição do projeto, a Unidade Gerencial que ele pertence e as datas de início e fim. Não é necessário preencher todos os filtros.

Após isso, clique em Aplicar filtro e será exibida uma lista de acordo com os critérios definidos. Clique nos que desejar e selecione Vincular.

Na aba Indicadores Técnicos, é possível vincular indicadores que tenham relação com o projeto. Só é possível vincular um gráfico do indicador. Para isso, clique em vincular.

Na guia que abrir, selecione as opções: O Plano de Gestão do indicador que deseja, a Unidade Gerencial, o Indicador, a Frequência, a Forma de Exibição e o Modelo de gráfico que será adicionado. Após isso, clique em Salvar.

Na aba Custos, você planeja o orçamento do seu projeto num total. Essa aba possui três opções: Memória de Cálculo, Acompanhamento Financeiro e Documentos.  

Na opção Memória de Cálculo, você coloca sua despesas, junto a uma justificativa, o fornecedor e a estimativa de gastos em R$. O mesmo é preenchido para os investimentos.

No final da lista, o sistema calcula um total, um custo total anual e um custo total de todo o projeto.

Já na opção Acompanhamento Financeiro, é possível colocar o valor orçado de despesas e investimentos no mês em comparação com o valor gasto.

Na planilha final, o sistema te dá o Acumulado Anual e o Acumulado Total do Projeto. Na inferior da planilha, é mostrado o total de cada coluna.

Os resultados são acompanhados de um ícone, caso o ícone esteja verde, o orçamento está dentro do previsto. Caso o ícone esteja vermelho, ele extrapolou o previsto.

Na aba Documentos, é possível anexar os documentos ou links que tenham relação com o orçamento.

Nas duas primeiras abas do Custo, ao clicar no ícone , é gerado um excel com as informações das planilhas.

A aba Duração tem a função apenas de mostrar o tempo estimado para conclusão do projeto.

A aba Ficha do Projeto varia de acordo com o método do projeto escolhido.

Na aba superior direita, existem duas opções: Painel e Cronograma. Na opção Painel, são dadas todas as informações preenchidas de forma resumida e explicativa.

Nessa opção, é possível ver os marcos entregáveis, o orçamento e os gastos, as tarefas do projeto e suas fases, os indicadores vinculados e o progresso do projeto.

A opção Cronograma só fica disponível a partir da fase Planejamento do projeto. Como o próprio nome diz, lá ficam contidas as informações das tarefas e entregas do projeto até o momento.

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