Criando e executando uma Reunião

Para criar uma nova reunião nós devemos ir à opção Agenda do módulo Gestão de Reuniões e clicar no ícone 'Adicionar Reunião'.

Na nova tela é possível registrar as informações básicas da reunião. Informamos o nome da reunião, data e horário que deverá ser realizada, local é Unidade Gerencial (UG) responsável.

Ao registrar os assuntos a serem tratados na reunião, é importante inserir cada novo assunto em uma nova linha. Selecionamos também o tipo de reunião. Para os usuários que têm perfil de Administrador ou de Super-usuário, a edição dos nomes para o padrão de cores é disponibilizada.

As TAGs facilitam a localização desta reunião futuramente, sua criação é opcional.

O próximo passo é inserir os usuários a serem convocados para a reunião, também é possível inserir participantes que não tenham usuário cadastrado no STRATWs One, para isso basta digitar o e-mal do participante e em seguida o seu nome.

Para que os usuários recebam o convite da reunião é preciso selecionar os participantes e, em seguida, enviar a convocação.

Após o envio dos convites, o status dos usuários mudará de cor. Em nosso exemplo, está alaranjado pois o convite está pendente. Quando o usuário aceita o convite, a coluna de status fica azul.

Os filtros por cores indicam os tipos de reuniões criadas. No canto direito aparecem as pessoas convocadas para a reunião. O botão excluir é visualizado quando passamos o mouse sobre o registro da reunião.

Quando clicamos sobre uma reunião na listagem, o sistema abre a mesma para que as alterações possam ser realizadas.

Nesta tela clicamos sobre o botão iniciar assim que dermos início à reunião. É importante ajustar o dia e horário que a reunião teve início.

Para registrar a presença, ausência ou justificar a ausência das pessoas que foram convidadas, é preciso acessar o ícone de menu do campo participantes.

É possível convidar novos participantes e, em seguida, enviar convocação para este usuário.

As cores indicam se o convite foi aceito, se está pendente, se foi recusado ou se ainda não foi enviado. A estrela indica quem criou a reunião e o cadeado fechado informa que o participante não pode fazer alterações.

Os assuntos que foram registrados anteriormente, são listados com um campo que permite o registo de comentários que surgirem durante a reunião.

No sinal de + é possível adicionar uma tarefa associada a este assunto.

Também podemos mudar a ordem de apresentação dos assuntos e excluir um assunto que foi cadastrado.

Ao inserir os dados de uma nova tarefa e clicar no último botão, o sistema apresentará a tela de detalhamento da tarefa.

Na nova tela podemos inserir detalhes da tarefa, comentários e sub-tarefas. É possível executar a tarefa, pelo sistema, clicando no botão de progresso.

Também é possível criar a tarefa digitando os dados e clicando no ícone 'Adicionar'. Desta forma, a tela de detalhamento não será aberta.

É possível alterar a ordem em que as tarefas são apresentadas, clicando na opção 'Ordenar' e em seguida nas setinhas. Para adicionar um documento, clicar no botão 'Adicionar'.

Podemos inserir um arquivo ou um link da internet ou mesmo da rede local da empresa.

Você também pode adicionar comentários à reunião ou, se preciso for, cancelar a reunião.

Na tela de comentários é possível se referir a um usuário do sistema utilizando o @ antes de seu nome. A pessoa que foi referenciada no comentário receberá um alerta no ícone de notificações.

Se houver a necessidade de que uma pessoa aprove a Ata antes que o documento seja enviado aos demais participantes, é preciso selecionar este responsável e clicar em 'Solicitar aprovação da Ata'.

Após fazer este registro, o participante responsável pela aprovação da Ata receberá, ao lado de seu nome, um ícone que destaca esta indicação.

Após a realização da reunião, quando desejar enviar a Ata para os participantes, escolher a opção 'Selecionar todos' e em seguida, clicar em 'Enviar Ata'.

Após a aprovação da Ata pelo responsável, todos os participantes receberão, por e-mail, um link para acessar a Ata. O link levará o usuário para a tela da reunião.

Quando a reunião for encerrada é necessário clicar no botão Finalizar.

Ajustar o dia e horário em que a reunião foi concluída e clicar em 'Salvar'.