Aprendendo a usar a Agenda

A agenda é uma opção disponível no módulo Gestão de Reuniões e, como o próprio nome diz, ela contém todos as reuniões agendadas para o dia e é possível administrá-las. Aprenda a mexer na sua Agenda:

• Para que serve essa funcionalidade
• Criando uma nova reunião
• Funções de uma reunião
• Ata da reunião
• Alterações na ata após aprovação

Para que serve essa funcionalidade

A Agenda organiza seus compromissos e reuniões do dia. Nela, é possível criar uma reunião, acompanhar uma em andamento, entre outras funções.

Essa funcionalidade existe para uma maior organização de suas reuniões marcadas para o seu dia, sendo possível o compartilhamento da Ata com os participantes e a criação de tarefas para os tópicos abordados.

Criando uma nova reunião

Vá no módulo Gestão de Reuniões e clique na aba Agenda. Em seguida, clique no ícone  localizado na parte superior direita da tela.

Após isso, preencha as informações de sua reunião, como a data, horário e nome.

A agenda também te permite etiquetar suas reuniões pela cor, de acordo com as classificações que preferir dar para as etiquetas.

Funções de uma reunião

Dentro da guia da reunião existem diversas funcionalidades. Aprenda mais sobre elas:

Caso queira adicionar tags, clique no ícone  digite as tags que correspondam com o assunto da reunião. A funcionalidade auxilia nas pesquisas.

Na aba Participantes é possível adicionar os integrantes da reunião. Para isso, digite o nome do participante e clique no ícone . Depois disso, clique na opção Enviar para todos e um convite será enviado para cada um.

As etiquetas marcam a situação do convite de cada participante. A situação fica marcada com a cor ao lado esquerdo do nome.

Após o início da reunião, as etiquetas mudam para Ausente, Pendente e Convite Recusado.

Caso queira convidar um participante que não esteja no sistema, digite o email dele e um convite será enviado.

Na aba Assuntos, é possível registrar os tópicos que serão discutidos e um breve resumo. A funcionalidade auxilia os participantes a se prepararem para a reunião.

A aba Tarefas é possível designar funções que foram discutidas durante a reunião. Para isso, digite o nome da tarefa, para quem vai ser designada a tarefa, a data de início e de término da tarefa. Após isso, clique no ícone .

Na aba Vínculos é possível vincular objetos a uma reunião. Para saber mais sobre isso, acesse o artigo.

A aba documentos auxilia na anexação de links ou documentos que tenham a ver com a sua reunião. Para isso, clique no ícone .

Na guia que abrir, adicione uma descrição para o documento. Na aba abaixo, clique no texto Clique aqui para selecionar ou arraste um arquivo e selecione o arquivo que desejar e clique em salvar.

 Caso queira adicionar um link, repita o mesmo procedimento, mas clique na aba Link.

A aba Observações serve como lembrete de algo que foi discutido, ou até mesmo assuntos que ficaram para discutir depois. Digite os assuntos por linhas, eles ficam na mesma caixa de texto.

Existem outras opções localizadas na aba lateral esquerda da reunião. São elas:

A duplicação de reunião auxilia na criação de reuniões que são periódicas, mas não possuem uma data certa para acontecer. Saiba mais aqui

Ao clicar na opção de pendências são mostradas atividades que ainda não foram concluídas em reuniões anteriores.

 As opções Imprimir e Imprimir com pendências anteriores geram um PDF da reunião para acesso quando quiser.

Já a opção Exportar gera um arquivo no formato para Outlook, Calendar, Google calendar, etc.

Ata da reunião

Após o término da reunião, é possível enviar a ata da mesma para os participantes.

Para isso, clique nos participantes que deseja para marcá-los na ação, vá na aba de Participantes e clique no ícone .

Procure pela opção Enviar ata ou, caso queira que ela passe por aprovação dos participantes, clique em Solicitar aprovação da ata. Caso não queira que a ata passe por aprovação, clique em sim.

Ao solicitar aprovação da ata, todos os participantes devem ler e aprovar. Isso pode ser feito acessando a sua agenda e clicando na reunião que possui a ata pendente.

Após isso, clique na opção Aprovar ata, localizada no canto inferior da tela.

Os participantes que aprovarem terão o ícone    marcado ao lado do nome. Os que não aprovarem terão o ícone .

Após todos os participantes aprovarem, marque os participantes, vá na aba Participantes novamente, clique no ícone   e clique na opção Enviar ata.

Um email será enviado para os participantes onde será possível visualizar a ata da reunião através de um link.

Após isso, para finalizar a reunião, vá no canto superior da tela e clique em Finalizar.

Alterações na ata após a aprovação 

Existe a possibilidade de alterar uma reunião após sua ata já ter sido aprovada, caso existam alterações do que foi discutido e definido durante a reunião. 

Para fazer isso, basta acessar a reunião novamente e alterar o que deseja. Uma mensagem de confirmação irá abrir, nela será informado que os usuários deverão reavaliar a ata. Basta clicar em Alterar a ata.

Caso a ata seja alterada após a aprovação da mesma, todos os participantes voltam ao status “ata pendente de aprovação”. uma mensagem de notificação é exibida. Nela, é possível ir para a reunião e aprovar a ata, analisando as mudanças que foram feitas.

Caso a reunião seja excluída, nenhum email é enviado. 

Caso tenha dúvidas, lembre-se que nossa sessão Conteúdos possui artigos sobre várias funcionalidades do STRATWs One.

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