Sofia Reuniões - Geração de Pautas Automatizadas

A funcionalidade de geração automática de pautas e tarefas está disponível no módulo Gestão de 
Reuniões* (ver forma de contratação ao final deste artigo). Para que ela funcione corretamente, é necessário seguir alguns pré-requisitos 
que não podem ser alterados: 
 

1. Criação da Reunião 
Deve haver uma reunião criada, onde as pautas e as tarefas serão geradas e gravadas: 

2. Anexar a Transcrição 

A reunião deve ser transcrita utilizando uma ferramenta de transcrição (por exemplo, Google Meet, Microsoft Teams, entre outras). Após o encerramento, a ferramenta gerará um arquivo no formato .txt ou .docx. 

Esse arquivo de transcrição deve ser anexado à sessão Documentos da reunião no Stratws. 

Importante: 

• O nome do arquivo deve ser obrigatoriamente Transcricao ou transcricao. 

• Apenas os formatos .txt ou .docx são aceitos. 

• Arquivos com nomes ou formatos diferentes não serão processados.

3. Processamento Automático 

O sistema executa o processamento da transcrição a cada 10 minutos. 

Após esse período, caso o arquivo tenha sido anexado corretamente, as pautas e tarefas serão geradas e vinculadas automaticamente à reunião. 

• As pautas serão listadas na sessão Assuntos.

• As tarefas aparecerão na sessão Tarefas.

4. Estrutura das Pautas Geradas 

Após o processamento, uma automação analisa a transcrição e gera as pautas na seguinte estrutura: 

          1. Percentual de Participação dos Participantes 

Mostra a participação de cada integrante durante a reunião, em ordem decrescente de engajamento.

         2. Resumo Inteligente 

Traz um resumo dos principais temas discutidos e decisões tomadas ao longo da reunião.

         3. Pendências Encontradas 

Lista as pendências identificadas durante a reunião, facilitando o acompanhamento posterior.

       4. Pontos de Atenção 

Destaca assuntos relevantes que merecem atenção e que poderão ou não ser retomados em reuniões futuras.

Observação: 

As informações geradas a partir do arquivo de transcrição são fictícias e produzidas por inteligência artificial, apenas para fins demonstrativos. 

5. Geração de Tarefas 

Com base nas pendências identificadas, o sistema cria automaticamente tarefas que visam resolver os pontos levantados durante a reunião.

6. Identificação da Reunião 

Após o processamento, a reunião será marcada com a tag “Analisada Por IA”. Essa marcação permite diferenciar pautas geradas automaticamente daquelas criadas manualmente pelos usuários.

Importante: 

• Para reuniões já processadas, a tag “Analisada Por IA” não pode ser removida. 

• A remoção da tag fará com que a reunião seja novamente processada, resultando na duplicidade de pautas e tarefas.

*A funcionalidade de geração automática de pautas e tarefas está disponível no módulo Gestão de 
Reuniões do sistema e é contratada de forma à parte, ou seja, caso a empresa tenha interesse em utilizá-la é necessário entrar em contato com nosso time Comercial (opções: email: comercial.sw@siteware.com.br, ou telefone: 31 3555 0200 ramal 1, ou via site siteware.com.br, ou abra um chamado no Suporte para fazermos sua conexão com o Comercial).