Ocorrências confidenciais

Diversos eventos podem ocorrer dentro de uma empresa que precisem ser registrados, seja para tratar algum problema que precisa ser corrigido ou para registrar ou evoluir processos e procedimentos a serem cumpridos.

Pensando nesta necessidade, no módulo "Oportunidades de Melhorias" do STRATWs One, temos as "Ocorrências". Quando um usuário se depara com algum evento que infrinja algum processo, norma, lei ou segurança na empresa, o mesmo pode registrar a ocorrência do evento no STRATWs One para que a situação seja devidamente solucionada.

Após o registro da Ocorrência, esta poderá ser transformada em Solução de Problema, caso seja identificada esta necessidade.

No STRATWs One, inicialmente, a visualização das Ocorrências era permitida para todos os usuários com permissão de visualização à UG, ou seja, as informações da Ocorrência ficavam visíveis para todos os usuários, mesmo que estes não fossem participantes de tal Ocorrência.

Entendendo a necessidade das empresas em relação às informações confidenciais e criando mecanismos para garantir mais segurança às informações registradas, apresentamos a funcionalidade "Ocorrências Confidenciais".

Esta feature possibilitará que as informações da Ocorrência definida como confidencial sejam visíveis somente para os participantes da mesma. Em "Configurações de Regras", poderemos definir a confidencialidade por classificação, método, fase da ocorrência e função, configurando assim quando o campo deverá ser exibido e quem poderá editá-lo.

No exemplo abaixo, definimos que para a Classificação "Ocorrências", Método "Ocorrências" e na fase "Em identificação", somente o participante com a função "Elaborador" terá permissão para alterar essa informação na Ocorrência.

Ao criar uma nova Ocorrência, dentro do módulo "Oportunidades de Melhoria", ao preencher os dados da mesma, você poderá visualizar o campo "Confidencial" e definir esta opção:

Ao acessar o registro, será exibido o símbolo em destaque que significa que a ocorrência é Confidencial. Caso um participante que tenha permissão de edição na ocorrência queira alterar esta informação, basta clicar na data do Ocorrido, conforme exemplo abaixo:

O sistema apresentará a tela inicial da criação da Ocorrência e usuário conseguirá executar tal modificação no campo "Confidencial".

Na listagem das Ocorrências será exibida a informação que é confidencial:

Importante ressaltar que o usuário que não for participante da Ocorrência Confidencial, quando acessar a listagem de Ocorrências, não visualizará o registro na listagem. 

Observações:

• Em "Meu Painel > Resumo": quando usuário não é participante de Ocorrências Confidenciais, não conseguirá visualizar as respectivas, porém o sistema considera na contabilização total dos registros. 

• Exibição das tarefas das Ocorrências Confidenciais: se o usuário não é participante da Ocorrência, mas foi é responsável por uma tarefa, ele conseguirá visualizar as tarefas na Agenda (Meu Painel), no Radar da UG (Meu Painel), no Resumo (Meu Painel).

• Caso o usuário não seja participante da Ocorrência Confidencial e não seja recurso das tarefas cadastradas em tal Ocorrência, não terá acesso a nenhuma informação relacionada às tarefas desta Ocorrência.

Portanto, somente usuários participantes da Ocorrência definida como "Confidencial" conseguirão visualizá-la e ter acesso às informações da mesma.

Com relação à aprovação dessas ocorrências é importante ressaltar que, somente o usuário Elaborador poderá realizar esta ação, porém, caso em "Configurações > Configurações do Fluxos de Ocorrência" esteja definido algum Grupo de Usuário aprovador, os usuários deste grupo terão acesso à Ocorrência Confidencial para executar tal ação.

Lembrando que, em "Configurações > Grupos de Usuário" em "Regras" é necessária a regra "Acesso à itens confidenciais?" estar marcada como "Sim" e na aba UGs é necessário ter preenchido a UG de tratamento da Ocorrência. Não sendo necessário marcar a caixa "Pode alterar").

Caso sua empresa não possua o módulo de Ocorrências, entre em contato com nosso Departamento Comercial e agende uma demonstração!

Em caso de dúvidas, lembre-se que nossa sessão Conteúdos possui artigos sobre várias funcionalidades do STRATWs One. Fique à vontade para consultar e seguir aqueles que você preferir!

Além disso, em nosso blog produzimos vários materiais a respeito de metodologias de gestão, dicas de produtividade. Acesse https://www.siteware.com.br/blog/ e fique por dentro!