Como Criar uma Solução de Problemas a Partir de um Indicador

Como o próprio nome sugere, uma Solução de Problemas tem como propósito resolver situações que exigem atenção especial dentro da empresa, contribuindo diretamente para a melhoria contínua dos processos e resultados.

Disponíveis no módulo Oportunidades de Melhoria, as soluções de problemas possibilitam uma análise estruturada para identificação das causas e correção das falhas que impactam o desempenho organizacional. Além disso, podem ser criadas diretamente a partir de um indicador, por meio da aba “Oportunidades de Melhoria”, localizada dentro do indicador, no módulo Performance Corporativa.

Essas soluções aplicam métodos de análise e planos de ação estruturados, que facilitam tanto a compreensão da origem do problema quanto o acompanhamento das medidas corretivas implementadas.

Neste artigo, você aprenderá como criar uma Solução de Problemas a partir de um indicador, prática comum em muitas empresas que adotam processos internos nos quais é obrigatória a criação de um Plano de Ação sempre que um indicador sai da meta ou permanece fora dela por determinado período. Nesse contexto, a Solução de Problemas vinculada ao indicador torna-se uma ferramenta essencial para atender a essa exigência e garantir a efetividade das ações de melhoria.

Identificação de Indicador Fora da Meta e Criação da Solução de Problemas Vinculada

Acesse o módulo Performance Corporativa e, em seguida, escolha a visualização Farol ou Planilha. Localize o indicador desejado, neste exemplo, o indicador fictício “Custos Operacionais (US$ x 1.000)”, que se encontra fora da meta por três meses consecutivos (agosto a outubro).

Clique sobre o mês desejado e, em seguida, selecione o nome do indicador para abrir seus detalhes.

Clique na aba “Op. Melhorias / Projetos” (observação: a opção “/Projetos” será exibida apenas se o módulo de Projetos estiver habilitado; caso contrário, a aba aparecerá apenas como “Op. Melhorias”).

Em seguida, clique no botão “Adicionar” e selecione a opção “Oportunidades de Melhoria”.

Preencha as informações iniciais da Solução de Problemas, incluindo Descrição, Classificação, Método, assim como todos os campos obrigatórios, conforme o exemplo abaixo:

Observação: é fundamental definir corretamente a Classificação e o Método, pois, após a criação da Solução de Problemas, essas informações não poderão ser alteradas.

Observação: as opções de Classificação, Método, Área de Resultados e Origem são previamente configuradas pelos administradores do sistema, por meio do módulo Configurações. Cada empresa define essas opções de acordo com seu contexto interno, determinando quais categorias e parâmetros serão utilizados para cada tipo de processo ou desvio.

Após preencher todos os campos, clique no botão “Salvar”. A Solução de Problemas será criada e vinculada ao indicador selecionado. Clique sobre ela para acessá-la e iniciar o acompanhamento ou detalhamento das ações.

Você será direcionado para a tela One Page. Embora aprofundaremos nessa funcionalidade posteriormente, neste momento queremos editar a Solução de Problemas para preenchê-la e prosseguir com o Plano de Ação.

Para isso, clique no botão de edição (ícone de lápis).

Início do Preenchimento da Solução de Problemas

Ao acessar a Solução de Problemas, você entrará na etapa “Em identificação”.

O preenchimento pode ser iniciado pela adição de participantes. Além disso, é possível acessar o Menu, localizado no canto superior esquerdo, que reúne todas as seções que precisam ser preenchidas para completar a Solução de Problemas.

Algumas das funcionalidades existentes para o preenchimento da Solução de Problemas incluem:

Participantes – Permite adicionar os membros cadastrados no sistema que estão participando da Solução de Problemas.
Objetivos Estratégicos – Permite vincular os Objetivos Estratégicos do Scorecard relacionados à solução.
Benefícios – Permite registrar as áreas envolvidas no processo, ou que se beneficiam da implementação da solução.
Soluções de Problemas Vinculadas – Permite vincular soluções que estejam relacionadas ou que tenham dado origem à solução atual.
Ocorrências Vinculadas – Funcionalidade semelhante à anterior, mas voltada para ocorrências relacionadas à solução.
Indicadores Corporativos – Permite identificar e mostrar os indicadores que são impactados diretamente pela Solução de Problemas.
Preenchimento do Método e Utilização das Ferramentas de Qualidade

Preencha a seção Método da Solução de Problemas. Neste exemplo, o método selecionado é o FCAR.

O método escolhido define a abordagem a ser utilizada para análise e resolução do problema, orientando a aplicação das ferramentas de qualidade disponíveis no sistema.

É possível utilizar as ferramentas de qualidade, que auxiliam na identificação e análise das causas do problema.

Para adicioná-las, clique na ferramenta desejada e selecione as opções que deseja incluir no preenchimento da Solução de Problemas.

As ferramentas de qualidade podem ser aplicadas em diversas seções da Solução de Problemas, como, por exemplo, na seção Causa, auxiliando na identificação e análise das razões que levaram ao desvio do indicador.

Observação: caso utilize a ferramenta “Cinco Porquês”, existe um artigo de apoio: Utilizando o método dos 5) Porquês

Após preencher as seções de Fato, Causa e Ação, é o momento de definir o Plano de Ação. Lembre-se de que as ferramentas de qualidade continuam disponíveis nessa etapa, como, por exemplo, Brainstorming ou Plano de Ação, auxiliando na estruturação e organização das medidas corretivas.

Adição de Tarefas ao Plano de Ação

Clique em “Plano de Ação” e crie as tarefas correspondentes, conforme demonstrado no vídeo abaixo:

Vale relembrar que o fluxo das etapas pode ser avançado conforme necessário. No exemplo a seguir, avançaremos até a fase de execução:

Execução das Tarefas do Plano de Ação

Execute as tarefas, conforme exemplo abaixo:

Após a conclusão de todas as tarefas, será possível avançar a Solução de Problemas para a fase de Conclusão.

Além disso, é possível acessar o histórico do fluxo, permitindo acompanhar todas as etapas realizadas e as alterações efetuadas durante o processo.