Reprogramação de prazo, conclusão, responsável e desativação em tarefas de Solução de Problemas e aprovador

• Módulo que a funcionalidade abrange
• Para que serve essa funcionalidade
• Aprovador do Plano de Ação e suas atribuições 
• Solicitações de Alterações (prazo, responsável, desativação e conclusão
• Tipos de permissionamentos
• Log das Tarefas (Exibir Histórico de alterações):
• Notificações

Módulo que a funcionalidade abrange

Oportunidades de Melhoria

Para que serve essa funcionalidade

O fluxo de Aprovador do plano de ação de uma Solução de Problemas, consiste em ter um aprovador por Solução, esse Aprovador será responsável por aprovar/reprovar solicitações de alteração de datas, alterações de responsáveis, solicitações de desativação e conclusão de Tarefas daquela Solução. Todas as solicitações e aprovações/reprovações ficarão registradas no LOG da Tarefa. 

⭕ Esse fluxo NÃO é o mesmo o fluxo de reprogramação de tarefas somente para a ação de alterar prazo. Se está buscando informações sobre reprogramação de tarefa somente para alteração de data da tarefa, você deve ir neste artigo: Reprogramação de prazo em tarefas de Solução de Problemas e aprovador

Voltando ao fluxo de aprovador do plano de ação:

Para utilizar esse fluxo, crie uma Solução de Problemas, vá no módulo de Oportunidade de Melhoria e clique no Botão de adicionar (+). Preencha todos os campos obrigatórios e clique em salvar.  

Quando o usuário criar uma Solução de Problemas ele será automaticamente o Aprovador, logo após a criação da Solução, o Criador Aprovador conseguirá inserir outro Participante da Solução como Aprovador em seu lugar (a função principal da Solução e os administradores/super usuários também conseguem definir quem será o Aprovador das Tarefas do Plano de Ação daquela Solução de Problemas e conseguirão alterá-lo). É obrigatório que exista um Aprovador nas soluções que possuem plano de ação e não é possível configurar mais de um aprovador. 

Ao alterar o Aprovador dentro da Solução de Problemas, todas as reprogramações (alterações) pendentes serão migradas para o novo Aprovador

Aprovador do Plano de Ação e suas atribuições 

O Aprovador será responsável por aprovar:

• Alteração no prazo da Tarefa,
• Alteração no responsável da Tarefa,
• Desativação da Tarefa,
• Conclusão da Tarefa

Assim que uma solicitação de alteração/desativação/conclusão for disparada, o Aprovador conseguirá realizar a ação de aprovação/reprovação na Agenda do “Meu Painel”

Se o Aprovador aprovar qualquer solicitação, então o sistema  refletirá a mudança após a APROVAÇÃO. Se o aprovador reprovar qualquer solicitação ou fluxo, então ele deverá justificar a decisão e o sistema NÃO refletirá a mudança solicitada. 

Quando o aprovador receber uma solicitação de alteração de Responsável, caso esse campo esteja vazio, ele deverá preenchê-lo antes de aprovar

Uma outra forma do Aprovador conseguir aprovar ou reprovar uma Tarefa é em seu Detalhe. É possível aprovar ou reprovar uma alteração/conclusão ao clicar em uma Tarefa, seja na listagem de tarefas em Meu Painel > Agenda ou na listagem de tarefas do plano de ação na edição de uma Solução de Problemas:

Solicitações de Alterações (prazo, responsável, desativação e conclusão)

É possível submeter para aprovação a sugestão de alteração do Prazo e essa alteração deverá passar pela  aprovação do Aprovador dentro da Solução de Problemas. A alteração de prazo apenas ocorrerá no sistema após a aprovação do Aprovador

É possível solicitar a alteração do responsável (designar a Tarefa para outra pessoa) e essa alteração deverá passar pela aprovação do Aprovador dentro da Solução de Problemas. A alteração de um responsável por outro, deve ocorrer somente após a aprovação do Aprovador.

Ao sugerir a alteração do responsável, o campo de “novo responsável” não será obrigatório na reprogramação. 

É possível submeter uma solicitação de desativação da Tarefa que entrará no fluxo de aprovação. A Tarefa só será desativada após a Aprovação do Aprovador.

Quando a Tarefa (independente se é Tarefa ou Sub Tarefa) for concluída em 100%, será disparado automaticamente uma aprovação ao Aprovador da Solução, para que esse status de Tarefa Concluída seja ou não aprovado

Quando uma Tarefa for executada em 100%, enquanto seu status está pendente de Aprovação, sua execução será atualizada para 100%, isso também vale para o progresso da Solução de Problemas (ou seja, se a Tarefa estava em 80% e foi movida para 100%, o sistema aplicará a execução de 100% tanto no  percentual da Tarefa quanto avançará o percentual da Solução mesmo com o status de Tarefa pendente)

Quando uma Tarefa for executada em 100%, sua execução será 100%, mas a CONCLUSÃO da Tarefa  ocorre após a Aprovação.

Quando uma Sub Tarefa (Tarefa filha)  for executada em 100%, essa execução será aplicada na Tarefa Pai e na Solução de Problemas mesmo que o Status da Sub Tarefa esteja pendente de aprovação

Caso o aprovador reprove uma solicitação de conclusão da Tarefa (independente se é Tarefa ou Sub Tarefa), o status/progresso  da Tarefa voltará para a última execução registrada, consequentemente a execução da Solução deverá também ser ajustada (Por exemplo, se a Tarefa estava em 85% e foi movida para 100%, se o aprovador reprovar essa conclusão, a Tarefa voltará para 85%).  

Tipos de permissionamento

Funções Principais da Solução de Problemas:

A Função Principal da Solução (independente do permissionamento ou papel no sistema) consegue alterar responsável, prazo, conclusão e desativação das Tarefas. 

Quando a Função Principal alterar prazo, responsável, conclusão/desativação das Tarefas nas fases de Identificação e Análise da Solução NÃO será necessário aprovação e as alterações surtirão efeito imediatamente no sistema.

Quando a Função Principal alterar prazo, alterar responsável, conclusão e/ou desativação das Tarefas a partir da fase de Execução da Solução de Problema, será necessário aprovação e as regras de negócios serão as mesmas dos usuários que não são função principal.

A função principal da Solução e os administradores/super usuários conseguem definir quem será o Aprovador das Tarefas do Plano de Ação daquela Solução de Problemas e conseguirão alterá-lo. O Aprovador pode ter qualquer função naquela solução.

Usuários que não são Função principal

Responsável/ Criador da Tarefa do Plano de Ação da Solução e/ou administrador/super usuário que NÃO são Funções Principais, devem conseguir sugerir alteração de responsável, prazo, conclusão e desativação da Tarefa do Plano de Ação.

Quando o Responsável/ Criador da Tarefa do Plano de Ação da Solução e/ou administrador/super usuário que NÃO é função Principal alterar o responsável, prazo, conclusão e desativação da Tarefa do Plano de Ação daquela Solução, será necessário aprovação independente da etapa da Solução de Problemas

OBS: Participantes da Solução que não são função Principal, nem Responsável/ Criador da Tarefa do Plano de Ação da Solução e/ou administrador/super usuário) não devem conseguir sugerir a reprogramação dos quatro pilares reprogramáveis.

Log das Tarefas (Exibir Histórico de alterações):

No detalhe da Tarefa, no LOG, ficará registrado as ações dos usuários daquela Tarefa, desde pedidos de alterações, até aprovações e reprovações. Nesse LOG constará quais alterações foram realizadas, quem solicitou as alterações, quem aprovou e a data.

Notificações:

Nesse fluxo, temos notificações por e-mail e no sininho do sistema. 

Quando o usuário realizar uma solicitação de alteração/conclusão na Tarefa essa solicitação será encaminhada para a Agenda do “Meu Painel” do Aprovador da Solução de Problemas, além disso, será disparado um e-mail ao Aprovador, esse e-mail é diário, ou seja, o Aprovador receberá um compilado de solicitações de alterações uma vez ao dia.

Quando o Aprovador aprovar ou reprovar uma solicitação de alteração/conclusão de uma Tarefa, será enviado um e-mail instantaneamente ao solicitante da alteração/conclusão alertando sobre a ação do Aprovador.

Além disso, sempre que uma solicitação for disparada ou aprovada/reprovada, solicitante e Aprovadores serão notificados no sininho do sistema. 

Obs importantes: 

• Quando a Solução de Problemas está na fase de APROVAÇÃO, NÃO é possível alterar ou solicitar alteração nas Tarefas (independente do usuário) e o sistema retornará a mensagem: O Plano de Ação está bloqueado porque esta Solução de Problemas está em Aprovação.
• Caso a Solução de Problemas não tenha a ferramenta de Plano de Ação, NÃO será exibido o campo de Aprovador do Plano de Ação nos Participantes. 
• Somente o solicitante da alteração/conclusão consegue cancelar/alterar a solicitação enviada. 

Atenção!

Para habilitar o fluxo de aprovação para ações além da reprogramação de data, ou seja: para desativação da tarefa, conclusão da tarefa, alteração de responsável da tarefa, é necessário entrar em contato com o time de Suporte da Siteware (Como acionar o Suporte do STRATW´s One), caso contrário, a sua empresa continuará utilizando a aprovação somente para a ação de reprogramação de data (Fluxo de reprogramação e aprovação de Tarefas em Soluções de Problemas)